非常に便利なものであるChatGPTですが、まだまだリスクを排除しきれない部分も多く存在しますので、まずは注意点からご紹介していきます。今後はどうなるかわかりませんが、現時点では絶対に個人情報は入れないでください。データ活用はしないと明言していますが、まだ一定のリスクがあると考えています。ですからお客様の情報はもちろん、自身の個人情報や秘匿性の高い情報は入力せずに利用してください。
そして、実務での活用を前提とする場合は無償のものではなく、ChatGPT Plusを課金をしてご利用ください。無償のものと比較すると天と地ほど結果が違います。詳細は割愛しますが、もし知りたいという方は検索して記事や投稿を読んでみてください。それだけ圧倒的に差がある有償版は月額20ドルで利用可能です。本記事はChatGPT Plusを前提に寄稿しています。
メールでの活用
インサイドセールスの印象を決めるのは言葉の使い方です。電話はもちろんですが、特にメールはルールの逸脱が目立ちやすく、歴史のある企業、大手企業とのコミュニケーションにおいては、関係性を破綻させる決定的な一打になってしまう可能性もあります。インサイドセールスは企業の顔であり、自身の一挙手一投足が所属組織のブランドを作っていると意識を強く持つようにしています。
そんなメールですが、ChatGPTは文章の敬語が正しいかどうかを確認するのにとても役に立ちます。これは個人としての活用だけではなく、教育担当やマネジメント層の方にも強い味方となります。そして、それだけではなくメールの文章を書く際のアイデアを求めることもできます。
活用できる場面
・メール本文の文章に誤りがないかの確認
・メールの件名生成
・メール文の作成
メール本文の言葉遣いが問題ないか確認したい時
メールの文面を入力し「上記、メール文の敬語があっているか確認をして下さい。」と指示を出すだけです。すると以下の画像のように正しい表現、敬語に書き換えてくれます。もちろん工数がかかるので、自信をもってメールを書けるようになればこの対応は不要です。まずは正しい言葉遣いを覚えることが大切なので、新卒や転職によってまだ不慣れな方は自身でこの作業を一定期間繰り返し、正しい敬語を身に着けましょう。
おそらく、企業や組織によってはメール送信前にマネージャーや先輩がチェックしていたと思いますが、その工数を最小化、場合によっては0にすることが可能です。時給換算すると膨大なコスト削減につながります。
メールの件名生成
同じようにメール本文を入力し「上記のメールに適した件名を作成してください（＊複数個作成して欲しい場合は、「複数個作成して下さい」と入力）」と指示をします。すると最適な件名を提案してくれます。以下はトライアル終了に関する内容を作成し、ChatGPTに件名を作成してもらったところ『gamba! トライアル終了のお知らせと契約のご案内』
という結果になりました。
これはわかりやすい例ですが、メルマガの内容を入力し件名を提案してもらうことで最適（だと思われる）件名が複数個生成されます。これはまでは少なくとも数分、場合によっては数十分悩んでいた時間が0に。そして、経験値によってそのレベルにバラつきのあった件名が同じクオリティで再現されることになります。これも敬語と同様に、作成コストだけではなく教育コストの低減とクオリティの担保を同時に実現されることになります。
メール本文の作成
メールテンプレートを基本的には使っていると思いますし、2回目からはそれで良いと思います。しかし1度目は入力する必要がありますし、日々のメールのやり取りでは想定していないメールを作成する機会も多いと思います。今回は日程調整メールをテーマに書いてもらいます。以下の内容で指示を出します。
〇〇のシーンで、△△様と日程調整をしたいです。（〇〇＝営業など、△△＝お客など）
第一希望：
第二希望：
第三希望：
上記の内容で、メール文と件名を作成して下さい
要件だけではなく「いつも大変お忙しい中〜」という文面には驚きました。お客様向けのメールであり、かつ商習慣としてどんな言葉が使われているのかを自然に学習して反映してくれています。このあたりの気遣いやルールを考え得る手間が省けますので、やはり最初にChatGPTでメール作成し、汎用性のあるものはメールテンプレ化するという流れが良さそうです。
営業資料での活用
営業資料の作成は簡単にできるものではありません。しかし、場合によってインサイドセールスがお客様にお送りしなければいけないこともありますし、何より自身やチームで作成することができれば提案のバリエーションも増えますし、時間を短縮することも可能です。
問題はそのハードルの高さですがChatGPTに解決してもらいましょう。タイトルが既に決定している場合でも、まだ決定していない場合でも、具体的なタイトルや内容を提案することが可能です。
タイトルが確定している場合の資料作成
①タイトルを入力し骨子を提案してもらう
〇〇で〇〇が分かるのようなタイトルを入力し「上記のようなタイトルで資料を作る場合の骨子を複数個作成して下さい。」と指示を出します。するとタイトルに合った複数の骨子を提案してくれます。これを活用し、お客様の疑問や理解度に合わせた資料を作成するなどが可能になります。
また、複数提案してもらうことで良いところを抜粋して作成することもできますし、色々な視点から作成してくれるので考慮漏れや新しい発見ができる場合もあります。通常であれば複数考えるには時間がかかりますが、ChatGPTを利用する場合は複数を多用することができます。
②タイトルを深掘りする
タイトルの提案をもらったものの、中身を見てからどれを選択するか決めたいという場合には「それぞれの具体的な中身を教えて」と指示を出します。すると以下の画像のようにそれぞれについて詳細は説明をしてくれます。前述したようにこれを組み合わせても、すべてを結合させても問題ありませんし、いくつのタイトルを深掘りしても必要な時間はほぼ同じ、そして違いも数秒です。
資料作成に最も時間を使うのが骨子の作成ですので、これらを元に資料を作成すれば大幅に時間を短縮できます。必要なのは追加の画像くらいですし、さらに詳細な説明が必要だと判断した場合は「◯◯の詳細を教えて」「〇〇の詳細をお客様に説明する文章を考えて」といった追加の指示を行うことで、入力工数を削減することが可能です。
タイトルが確定している場合の資料作成
①タイトルを考えてもらう
まずはタイトルを考えてもらうのですが、ここまでお読みいただいた皆さんならもうおわかりだと思います。ご想像の通り「〇〇向けの資料を作成したいと思っています。具体的なタイトルを複数作成して」と指示をするだけです。すると以下のような素晴らしいタイトルを生成してくれますので、目的にあったものを選択、一部修正して利用するだけです。
また、このあとの工程は前述と同じ繰り返しになりますので割愛します。
日報作成での活用
日報は、日々の業務を振り返り、達成したことや気づきを共有する重要なツールです。インサイドセールスとして日常的に、オンボーディング期間を効率的に過ごすために、など様々シーンで活用されていると思います。しかし、日報を書く時間がないときや、何を書けばよいかわからないときもあります。加えて、日報はメンターや先輩、同僚の深掘りによって気付きを得ることができるツールでもありますが、その時間を捻出することは容易ではありません。
そのようなとき、ChatGPTは日報作成の手助けをしてくれます。業務の詳細に基づいた質問をしたり、深掘りする質問をしたりして、より深い考察をひとりで得られるようにしてくれます。
活用できる場面
・日報を書く時間がなく、素早く提出したい時
・書き方がわからない、うまくアウトプットできない時
・日報を有効活用するために深掘りしたい、気付き得たい時
効果的な日報の作り方
まずは事前に会社公式のテンプレートを確認するか、自身で考える、もしくはChatGPTに依頼して日報のテンプレートを用意していただき、以下のように指示を出してください。すると内容を理解し、ChatGPTがひとつずつ質問をしてくれます。そして、その回答について「なぜそう思ったのか」「なぜそうなったのか」など深い考察を得るために深掘りをしてくれますので回答していきましょう。
下記テンプレートを元に、私に一つずつ質問をしてください。
さらに私の回答に対して深掘りをする質問を一つずつしてください。（より深い考察が得られるように）
さらに私の回答を元に日報を作成して下さい。（下は自社のテンプレートを入れる）
・今日のタスク
・今日のwebコン設定企業
・今日うまくいったこと
・今日の気づき
・共有・連絡事項
・フリースペース
・次回出社日にやること
最後まで回答すればそれが日報になっています。それをそのまま提出しても良いですし「ここまでの回答を要約して」といって要約しても良いと思います。また、時間がないときは深掘りはせずにシンプルに回答をしていって提出するといった状況に応じた活用が可能です。
これまでは自身で情報を探し、振り返りながらひとりでPCに向かって書いていた日報ですが、対話形式で進めることでストレスが少なく、また継続するという意味でもハードルを下げることができます。書き手はもちろん、読み手にとっても効果的な日報を使うことによって、インサイドセールスの生産性をさらに高めることが可能だと思いますので、ぜひご活用ください。
まとめ
以上、今日は入門編としてChatGPTのインサイドセールスにおける活用例を3つご紹介しました。それぞれの例は、営業の業務の一部を効率的にすることができると思います。しかしこれはほんの一例に過ぎません。皆さんで活用を進めることでもっと良い使い方、便利な使い方を見つけることができるはずです。そして、もし見つかった場合はこのように公開してもらえると全体の生産性向上に役立つと思いますので、ぜひ私にも教えてもらえると嬉しいです。（Twitterアカウントを記載しますので、情報交換できれば幸いです。）
最後に、弊社では、日報アプリgamba!というアプリを提供しております。
・社内コミュニケーションを活性化したい
・リモートで、孤立しない社員を作りたい
・エンゲージメントを向上したい
上記のようなことを考えている方は、ぜひ一度弊社サイトをご参照いただければと思います。最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。
